Berikut pengertian ordner dan fungsinya secara umum yang perlu Anda ketahui. Dalam dunia kelembagaan atau keorganisasian baik dalam skala kecil maupun besar pasti sangat dekat dengan administrasi. Kegiatan pengarsipan segala jenis kegiatan dalam organisasi yang menjadi tugas utama seorang administrator namun juga menjadi tugas semua pelaku organisasi. Untuk itulah semua orang yang berkecimpung dalam suatu lembaga pasti mengenal apa itu ordner dan apa saja fungsi ordner.
Kegiatan pengadministrasian dilakukan secara berkelanjutan. Ini adalah kegiatan rutin yang dilakukan setiap hari tanpa ada jeda (dalam waktu-waktu kegiatan operasional lembaga). Jika terlewat sedikit saja, maka akan membuat kita menjadi kelimpungan dan kebingungan. Semua jenis kegiatan sekecil dan sesederhana apapun harus direkam dalam bentuk administrasi.
Hubungan Antara Ordner dan Administrasi
Administrasi ini akan selalu berhubungan dengan buku dan kertas. Ada tempat tersendiri untuk meletakkannya, bisa dalam bentuk rak khusus arsip, almari, atau bahkan ruangan tersendiri. Pengadministrasian ini sangatlah penting. Harus disimpan dengan baik karena di setiap ajang penilaian kualifikasi organisasi seperti akreditasi, monitoring atau kegiatan penilaian organisasi yang lainnya pasti menempatkan aspek administrasi sebagai objek utama dalam penilaian.
Jika administrasi jelek maka akan membuat hasil penilaian juga ikut jelek. Maka dari itulah saat akan ada monitoring pasti pelaku organisasi akan sangat sibuk mempersiapkan administrasinya. Padahal setiap hari administrasinya sudah tertib. Bagaimana kalau tidak tertib maka akan membuat super-super sibuk.
Pengadministrasian yang di rekam secara tertib setiap hari tidaklah cukup memberikan kepuasan dalam persiapan menyambut monitoring. Ini dikarenakan harus didampingi dengan penyimpanan yang baik dan benar. Yang pasti akan membuat semua file dan buku-buku administrasi menjadi tertata rapi di rak. Mudah untuk mencari jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Untuk itulah kita membutuhkan sebuah tempat khusus untuk mengumpulkan dokumen sejenis. Biasanya kita menggunakan map kertas yang tipis dengan warna hijau, biru, merah muda, kuning dan lain-lain. Namun kelemahannya map ini tidak bisa menyimpan banyak dokumen, gampang sobek dan kemudian kurang tebal. Maka dari itulah muncul sebuah alat administrasi yang bernama ordner.
Pengertian Ordner
Ordner adalah sebuah map besar yang tebal. Banyak pilihan warnanya juga. Bisa menampung ratusan dokumen bahkan ribuan. Bahan utamanya adalah kertas karton jadi dijamin tebal dan kuat serta anti sobek. Dokumen pun terlindungi dengan baik. Tetap rapi di dalam ordner.
Sejak awal kemunculannya fungsi ordner langsung membuat banyak orang kepincut. Mereka lebih tenang mengumpulkan atau mengarsipkan dokumen-dokumennya di dalam ordner. Mudah juga untuk didapatkan, misal di toko alat tulis, mall, toserba dan lain-lain.
Fungsi Ordner Dalam Administrasi
Ordner ini disebut juga dengan tempat penyimpanan arsip. Setelah dokumen dimasukkan ke dalamnya, kita bisa meletakkannya di rak buku dengan menampilkan bagian punggungnya. Menandai nama dokumen dengan detail sehingga suatu saat jika dokumen dibutuhkan akan sangat mudah dicari. Tidak perlu mengambil map satu-satu dan mengintip isinya. Pastinya akan membuang-buang waktu. Itu pun akan membuat jengkel jika ternyata dokumen yang kita cari tidak ketemu dan map kertas malah sobek.
Berbeda lagi jika kita sudah menggunakan ordner. Tinggal membaca tulisan punggungnya satu persatu dengan cepat tanpa harus mengubah atau mengambilnya. Lebih cepat ketemu dan membuat deretan dokumen tidak berantakan. Inilah yang menjadi manfaat sebenarnya dari penggunaan ordner.
Jadi secara umum fungsi ordner adalah untuk menyimpan dokumen. Sebuah map tebal tahan rusak, tahan banting yang muat untuk menyimpan banyak dokumen. Lebih praktis dan membuat sistem pengadministrasian menjadi lebih tertata. Sekian penjelasan mengenai pengertian ordner dan fungsinya secara umum.
